نظام آراستگی 5S چیست و چه کاربردی دارد ؟
نظام آراستگی 5S یک روش مدیریتی و بهبود عملکرد که اصول آن در ژاپن توسط شرکت تویوتا در دهه 1960 توسعه یافت . این روش برای بهبود بهره وری ، بهبود محیط کار در سازمان ها و کارخانه ها ، کاهش هدر رفت ها استفاده میشود . نام “5S” برگرفته از کلمات ژاپنی زیر است :
- Seiri (جدا سازی) : به معنی جدا سازی و دستهبندی اجزا و مواد غیرضروری در محیط کار است تا فقط اجزا ضروری باقی بمانند .
- Seiton (ساماندهی) : به معنی سامان دهی و ترتیب بندی اجزا و مواد ضروری در محیط کار است تا به طور سریع و آسان قابل دسترسی باشند .
- Seiso (تمیزکاری) : به معنی تمیز کردن و پاکسازی محیط کار از هرگونه آلودگی و زباله است تا محیط کار پاک و بهداشتی باشد .
- Seiketsu (استانداردسازی) : به معنی ایجاد استانداردها و روالها برای حفظ نظم و تمیزی محیط کار است .
- Shitsuke (استمرار) : به معنی حفظ و تداوم این نظام در طول زمان است و بر ارتقاء و تحسین این سیستم در سازمان تاکید میکند .
تاریخچه پیدایش نظام آراستگی 5S :
از این رو ، نام “5S” برای این روش انتخاب شد که در آن هر حرف، یکی از اصول اساسی این روش را نمایندگی میکند .ابتدا این روش در شرکتهای تولیدی ژاپن استفاده شد و پس از آن به سایر کشورها و صنایع گسترش یافت .
امروزه ، نظام آراستگی 5S به طور گستردهای در صنایع تولیدی و خدماتی در سراسر جهان مورد استفاده قرار میگیرد. این روش به دلیل سادگی و کاربردی بودن ، قابلیت اجرای آسان و تاثیرگذاری بالا در بهبود بهره وری و کاهش هزینه ها، مورد توجه بسیاری از سازمان ها و شرکت های بزرگ قرار می گیرد .
هدف های اصلی نظام آراستگی 5S در محیط کار
هدف اصلی نظام آراستگی 5S، بهبود بهرهوری، ایمنی و کیفیت در محیط کار است. این نظام از پنج مرحله اصلی تشکیل می شود که هر کدام اهداف خاص خود را دارند:
- ستایش (Seiri) : این مرحله به معنی جداسازی و دسته بندی اجناس موجود در محیط کار است . هدف اصلی آن ، از بین بردن اجناس غیرضروری و مزاحم در محیط کار و حفظ تمرکز بر روی اجناس ضروری است .
- ساماندهی (Seiton) : در این مرحله ، اجناس دستهبندی شده در مرحله اول به گونهای مرتب شده و برچسبگذاری میشوند که برای کاربرد آسان و سریعتر آنها کمک کند . هدف این مرحله ، افزایش سرعت و دقت در دسترسی به اجناس است .
- تمیزی (Seiso) : در این مرحله ، محیط کار و تجهیزات به گونه ای تمیز و خشک میشوند که هرگونه ذرات و اشیاء غیرضروری حذف شوند . هدف این مرحله ، حفظ شرایط بهداشتی محیط کار و کاهش خطرات برای کارکنان است .
- استاندار دسازی (Seiketsu) : در این مرحله ، یک سیستم استانداردسازی برای تحقق نظم و تمیزی در محیط کار و تجهیزات ایجاد میشود . هدف این مرحله ، حفظ شرایط بهداشتی و افزایش سطح بهره وری است .
- شفافیت (Shitsuke) : در این مرحله ، محیط کار و کارکنان آموزش دیده برای رعایت نظام آراستگی تحت نظارت قرار میگیرند . هدف این مرحله ، تثبیت نظام آراستگی و حفظ بهره وری، ایمنی و کیفیت است.
فواید اجرای نظام آراستگی 5S در محیط کار و سازمان ها
- بهبود بهره وری : با اجرای نظام آراستگی 5S ، محیط کار و تجهیزات بهبود مییابند و این موجب افزایش بهره وری کارکنان و تسهیل در اجرای فعالیتها میشود .
- کاهش هدر رفتها : باعث کاهش هدر رفتهای مختلفی مانند : زمان ، مواد ، انرژی و غیره می باشد .
- افزایش ایمنی : نظام آراستگی 5S موجب بهبود شرایط ایمنی محیط کار و کاهش خطرات حوادث کاری میشود .
- افزایش کیفیت : با حفظ استانداردهای آراستگی محیط کار و تجهیزات ، کیفیت محصولات و خدمات افزایش مییابد .
- افزایش رضایت مشتریان : با کاهش هدر رفتها و بهبود کیفیت ، رضایت مشتریان افزایش مییابد .
به طور کلی، اجرای نظام آراستگی 5S میتواند بهبود چشمگیری در عملکرد و کارایی سازمان ها و کاهش هزینه های اضافی آنها به دنبال داشته باشد .
نمونه ای از اجرا این روش شرکت های حوزه نفت
در شرکت حفاری نفت ، ابتدا تیم مسئول برای اجرای نظام آراستگی 5S تشکیل می شود . این تیم شامل نمایندگان از تمامی بخش های شرکت هست .
ابتدا ، مرحله ی اول یعنی”جمعآوری” آغاز شد و تمامی اجناس غیرضروری و قدیمی که در آن بخش وجود داشتند، جمع آوری و دور ریخته شدند .
در مرحله دوم، “ساماندهی” ، تمامی ابزار و تجهیزات مورد نیاز برای انجام کار در یک محل مشخص جمع آوری و برچسب گذاری شدند. برچسب های شناسایی برای هر تجهیز و ابزار به رنگهای متفاوت بود تا بتوان به راحتی هر کدام را تشخیص داد .
در مرحله سوم “تمیزی” ، تمامی ابزار و تجهیزات به طور کامل تمیز شدند . برای این منظور، برنامهی تمیزی منظم برای هر بخش تعریف شد و کارکنان آموزش دیدند که چگونه تمیز کار کنند.
در مرحله چهارم “استانداردسازی” ، فرایندهای کاری و استفاده از ابزار و تجهیزات استاندارد سازی شدند . برای همین منظور ، دستورالعملهایی تعریف شد که تمامی کارکنان باید بر اساس آنها کار کنند .
در مرحله پنجم “پایداری”، تیم آموزشی برای کارکنان برگزاری آموزشهای مداوم در مورد استفاده صحیح از ابزار و تجهیزات و استفاده برگزار کردند .